Trasloco d'ufficio: come trasferirsi senza fermare il lavoro

Per un'azienda o uno studio professionale il trasloco non è solo una questione di scatole: ogni giorno di fermo è lavoro perso. Ecco come lo organizziamo per ridurre l'interruzione al minimo.

Nomina un referente

Serve una persona interna che decida e faccia da punto di contatto con la ditta e con i colleghi. Senza un referente, le decisioni si disperdono e il giorno del trasloco ognuno dà indicazioni diverse.

Disegna la nuova sede

Prima di spostare qualsiasi cosa, prepara una pianta della nuova sede con la posizione di ogni postazione, armadio e stampante. Ogni postazione riceve un codice (ad esempio A1, A2, B1) che verrà scritto su scatole, cassettiere, sedie e monitor.

Fai pulizia prima

Il trasloco è l'occasione per eliminare documenti scaduti, arredi rovinati e attrezzature obsolete. Meno si sposta, meno si spende. Per gli arredi che non servono più c'è lo sgombero uffici e locali.

Archivi

I faldoni vanno imballati nell'ordine in cui si trovano sugli scaffali, in scatole numerate. Nella nuova sede si rimettono nella stessa sequenza e l'archivio è subito consultabile.

Informatica

Computer, monitor e stampanti viaggiano protetti; noi li smontiamo e li riposizioniamo. Rete, server e configurazioni sono compito del vostro tecnico informatico, con cui ci coordiniamo su orari e sequenza. Assicuratevi che la linea internet nella nuova sede sia attiva prima del giorno del trasloco.

Scegli il momento giusto

La soluzione più usata è il trasloco nel fine settimana: si chiude il venerdì pomeriggio, si lavora sabato e domenica, il lunedì si riparte nella nuova sede. Per uffici più grandi si può procedere per reparti, in più fasi.

Comunica

Avvisa clienti e fornitori del nuovo indirizzo e degli eventuali giorni di ridotta operatività. Aggiorna sito, schede online, firme email e carta intestata.

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